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会社勤めをしていると避けては通れない会議。
私もほぼ毎日会議があり、1日に数本会議をこなす、なんていうのはざらにあります。
そんな会議マスターな私ですが、その勢いを家族間会議に持ち込むと引かれます。
確かに会議にはその会社の色が良く出るな、と思い会議について調べたくなりました。
今回の参考図書はこちら。
今回の参考図書
現時点で日本最強の企業「トヨタ自動車」の会議について書かれた本です。
著者は山本大平氏。略歴はこちら。
2004年に京都大学大学院エネルギー科学研究科を修了後、新卒でトヨタ自動車に入社し、長らく新型車の開発業務に携わる。トヨタ全グループで開催される多変量解析の大会で優勝経験を持つほか、常務役員表彰・副社長表彰を受賞する。その後、TBSテレビ、アクセンチュアを経て2018年にマーケティング総合支援会社を設立。
本書を俯瞰するために目次を確認します。
第1章 極限まで無駄を減らす「時短会議術」
第2章 確実に相手を仕留める「コミュニケーション術」
第3章 トヨタ魂の根幹「本質思考」
第4章 スピリットをつなぐ「トヨタの教育」
第5章 良好な人間関係を築く方法
第6章 人間力を嵩上げする「配慮」のつくり方
本書のタイトルは「トヨタの会議は30分」となっていますが、会議というのはゴールへのプロセスのひとつでしかありません。
そのため本書ではサブタイトルの通り「仕事の生産性を上げるのに必要な‟ギガ速なコミュニケーション能力”とは？」をテーマに展開されています。
トヨタ自動車、TBSテレビ、アクセンチュア、そして起業家として、著者のあらゆる経験が詰まった1冊であり、ビジネスマンとしてのあらゆるスキルが学べます。
是非上記リンクからご購入いただきご覧いただければ幸いです。
今回のブログでは「会議」にフィーチャーして取り上げます。
トヨタの会議は30分？
早速ですが、トヨタでは「会議は30分！」と口を酸っぱくして言われていました。日本の会社では、会議や打ち合わせの所要時間として「1時間」を設定する場合が多いと思います。しかし実際には、ほとんどの会議は30分で終わらせられます。
最初から会議の所要時間を1時間と設定してしまうと、参加者は当然、その会議は1時間かかるものと思ってやってきます。本来なら30分で終わらせられる内容であっても、1時間かけて会議をすることになるのです。これでは、後半の30分が無駄になります。
トヨタの会議は30分 GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術 p.34
早速本書のタイトルになっている部分に言及がありました。
トヨタの会議は30分！と言われていたとのことです。
理由はほとんどの会議は30分で終わらせられるから。
そして会議を1時間で設定すると30分で終わるものが1時間かかってしまい、無駄になるから。
なるほど、これは良く言う「パーキンソンの法則」ですね。
パーキンソンの法則については過去の記事で紹介していますので参考になさってください。
パーキンソンの法則 第一法則：仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する
これですね。
最初から30分とすることで、安易にパーキンソンの法則に陥らないということです。
そして会議を30分にするとこんなメリットが。
このように設定すると、時間が限られているという意識が参加者全員に共有されるため、余計な世間話などしていられません。会議が始まるやいなや、すぐに議題の確認と本質的な議論へと移ります。
トヨタの会議は30分 GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術 p.36
30分で終わらない場合は？
会議に無駄がなく、本質的な議論にすぐに入れるのはわかった。
でも会議が終わらなかったらどうするの？30分で終わらないこともあるでしょ。教えて！
とはいえ、議論が白熱すれば30分では時間が足りなくなることもあります。その場合には、必要な分数だけ延長することもよくありました。ただしそれも30分までで、それ以上に時間がかかりそうなときには、別の会議を設定する、という形で運用されていました。この延長時間を確保するため、会議の予定は立て続けには入れず、最低30分はあいだを空けて入れるようにも指示されていました。
トヨタの会議は30分 GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術 p.36
なるほど、延長してもいいように会議間には時間を確保しておくということだね。
もし延長しなかったら自分の時間として使える！
どうしたら30分で終えられるのかな？
30分で終わらせるための事前準備
会議は30分という「量」はわかりました。
「質」はどのように設定するのでしょうか？
会議を30分で終えるには事前の準備も欠かせません。当然ながら関係者には、前もってその会議で何を話し合うのか「議論（アジェンダ）」を周知しないといけません。それも漠然とした大きすぎる議題ではなく、ある程度は具体的な「解像度の高い議題」を事前共有することが求められました。
トヨタの会議は30分 GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術 p.37
会議の参加者がイメージしやすい、回答を持っていきやすい、「解像度の高い議題」を事前共有することが大切とのことですね。
「会議」という言葉自体が解像度が低いです。
出典：会議(かいぎ)とは？ 意味や使い方 – コトバンク (kotobank.jp)
相談をするのか、決定するのか。
相談をするのであればどこまで。
決定するのであればどこまで。
それらがあやふやだと議論がいろなところにいってしまいます。
それでは30分では終わりません。
「解像度の高い議題」を事前共有、これが最も大切なのではないかと感じました。
家族間会議に転用する
いよいよトヨタ式会議法を家族間会議に転用してみます。
会議時間は30分。
事前に「解像度の高い議題」を共有。
議題は「子どもにスマートフォンを持たせるのに必要な条件について」。
予算やキャリア、機種、などスマートフォンを購入するにあたり様々な決めなければならないことがありますが、「条件」に絞って会議スタート。
どこでスマートフォンを使うのか。
リビング限定にするのか、子ども部屋も含めるのか。
利用時間は何分か。
どのようなアプリを使用するのか。
などなどちょうど30分くらいで終了。
子どももいたのでちょうど良い時間でした。
解像度の高い議題だったので、議論があっちこっちにいかず深く話せました。
このような家族間会議を数回実施し、無事子どものスマートフォンを購入。
子どもにとっても親が大事にしたい考えを知ったり、自分自身の考えを伝えたり、良い経験になったのでは、と考えます。
是非、皆様も本書を参考にして家族間会議を実施してみてはいかがでしょうか。
ここまでご覧いただきありがとうございました！
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